Was macht „Outlook Team Server“ ?

Outlook Team Server synchronisiert Termine, Aufgaben, Kontakte und eMails im Netzwerk.

Das Programm funktioniert mit allen Outlook-Versionen ab Outlook 2000, und mit allen Windows-Versionen ab Windows 2000. Ein gemischter Einsatz von verschiedenen Outlook- bzw. Windows-Versionen ist jederzeit möglich.

Outlook Team Server Einstellungen

Auf der Einstellungs-Hauptseite können Sie alle wesentlichen Methoden und Eigenschaften definieren. Nur Mitarbeiter, die Zugriff auf die „Server“- Installation haben, dürfen hier Änderungen vornehmen.

Was ist das Besondere an “ Outlook Team Server “ ?
Alle Einträge werden direkt ins lokale Outlook jedes Anwenders synchronisiert. Es ist keine Änderung bzw. Erweiterung von Outlook notwendig. (siehe „Funktionsweise“)

Alle Einträge werden in einer Datenbank gespeichert, und von dort aus an die anderen PC’s verteilt. Hinsichtlich der Flexibilität und der Einsatzmöglichkeiten bietet das Programm einen einzigartigen Leistungsumfang. Vergleichen Sie selbst!

  • Synchronisieren Sie Termine, Aufgaben, Kontakte und Emails mit verschiedenen Methoden und Optionen. Auch zweckmäßig, wenn Sie z.B. nur Termine und / oder Kontakte synchronisieren wollen.
    .
  • „Outlook Team Server“ ist sicher: alle Outlook-Objekte können anhand der Datenbank rekonstruiert werden; zusätzliche Kontrollmechanismen; auch Rekonstruktion (versehentlich) gelöschter Einträge, uvm.
    .
    Alle Daten werden intern auf Ihrem Server gespeichert. Keine Speicherung über externe Dienste oder Anbieter (wie Google Calendar oder Cloud-Lösungen).
    .
  • Sie benötigen dazu keine weiteren Zusatzprogramme. Keine Änderung oder Erweiterung Ihrer Outlook-Einstellungen. Kein Windows®- oder Exchange®- Server notwendig! Keine .NET – Erweiterung erforderlich.
    .
  • Weder Ihre Outlook®- noch Ihre Windows-Einstellungen werden verändert. Einfache Installation und Deinstallation, minimale System- bzw. Netzwerkbelastung.
    .
  • Mit einer VPN-Verbindung ist auch eine weltweite Synchronisation ohne Einschränkungen möglich. Also auch geeignet für Organisationen mit Zweigstellen etc.
    .
  • Alle Outlook® Einträge sind auch offline immer verfügbar. Die synchronisierten Einträge werden also nicht in einen gemeinsamen Netzordner gestellt, sondern direkt auf jeden Arbeitsplatz übertragen.
    .
  • Nach der Installation sind keinerlei Bediener-Eingriffe mehr erforderlich: Das Programm läuft einfach im Hintergrund. Outlook® muss für die Synchronisation nicht geöffnet sein.
    .
  • „Outlook Team Server“ ist wirklich preiswert. Sie bezahlen nur für die Outlook® Elemente, die Sie synchronisieren. (siehe Preisliste)
    .
  • Benutzen Sie Outlook, wie Sie es gewohnt sind: Es gibt keinerlei Änderung in der Bedienung oder dem Aussehen von Outlook.
    .
  • alle Einstellungen werden auf dem „Server“ zentral erfasst:
    – beim ersten Start mit Hilfe eines „Assistenten“, um die grundlegenden Eiinstellungen vorzunehmen
    – danach zusätzlich mit den „Grundeinstellungen“, die alles „auf einen Blick“ darstellen

 

Was ist das Besondere an „Outlook Team Server“?

Das Besondere: “ Outlook Team Server “ synchronisiert die Outlook-Einträge mittels einer leistungsfähigen Datenbank – Lösung.
Alle Einträge werden direkt ins lokale Outlook jedes Anwenders synchronisiert. Es ist keine Änderung bzw. Erweiterung von Outlook notwendig. (siehe „Funktionsweise“)

Alle Einträge werden in einer Datenbank gespeichert, und von dort aus an die anderen PC’s verteilt. Hinsichtlich der Flexibilität und der Einsatzmöglichkeiten bietet das Programm einen einzigartigen Leistungsumfang. Vergleichen Sie selbst!

Warum „Outlook Team Server“?

Viele Argumente sprechen für „Outlook Team Server“:

  • Synchronisieren Sie Termine, Aufgaben, Kontakte und Emails mit verschiedenen Methoden und Optionen. Auch zweckmäßig, wenn Sie z.B. nur Termine und / oder Kontakte synchronisieren wollen.
    .
  • „Outlook Team Server“ ist sicher: alle Outlook-Objekte können anhand der Datenbank rekonstruiert werden; zusätzliche Kontrollmechanismen; auch Rekonstruktion (versehentlich) gelöschter Einträge, uvm.
    .
    Alle Daten werden intern auf Ihrem Server gespeichert. Keine Speicherung über externe Dienste oder Anbieter (wie Google Calendar oder Cloud-Lösungen).
    .
  • Sie benötigen dazu keine weiteren Zusatzprogramme. Keine Änderung oder Erweiterung Ihrer Outlook-Einstellungen. Kein Windows®- oder Exchange®- Server notwendig! Keine .NET – Erweiterung erforderlich.
    .
  • Weder Ihre Outlook®- noch Ihre Windows-Einstellungen werden verändert. Einfache Installation und Deinstallation, minimale System- bzw. Netzwerkbelastung.
    .
  • Mit einer VPN-Verbindung ist auch eine weltweite Synchronisation ohne Einschränkungen möglich. Also auch geeignet für Organisationen mit Zweigstellen etc.
    .
  • Alle Outlook® Einträge sind auch offline immer verfügbar. Die synchronisierten Einträge werden also nicht in einen gemeinsamen Netzordner gestellt, sondern direkt auf jeden Arbeitsplatz übertragen.
    .
  • Nach der Installation sind keinerlei Bediener-Eingriffe mehr erforderlich: Das Programm läuft einfach im Hintergrund. Outlook® muss für die Synchronisation nicht geöffnet sein.
    .
  • „Outlook Team Server“ ist wirklich preiswert. Sie bezahlen nur für die Outlook® Elemente, die Sie synchronisieren. (siehe Preisliste)
    .
  • Benutzen Sie Outlook, wie Sie es gewohnt sind: Es gibt keinerlei Änderung in der Bedienung oder dem Aussehen von Outlook.
    .
  • alle Einstellungen werden auf dem „Server“ zentral erfasst:
    – beim ersten Start mit Hilfe eines „Assistenten“, um die grundlegenden Eiinstellungen vorzunehmen
    – danach zusätzlich mit den „Grundeinstellungen“, die alles „auf einen Blick“ darstellen

 

Funktionsweise

Hier ein kurzer Überblick über die generelle Funktionsweise von „Outlook Team Server“

[1] Alle Outlook –  Benutzer sind im Netzwerk (oder per VPN) mit der Datenbank verbunden. Synchronisiert werden nur diejenigen Benutzer, die das Programm installiert haben.
Funktionsweise Teil1

 

 

 

 

[2] Erstellt, ändert oder löscht ein Benutzer einen Outlook-Eintrag (zum Beispiel einen Termin), wird das Outlook-Objekt zentral in der Datenbank gespeichert. Die Datenbank muss sich im Netzwerk befinden, oder über eine VPN-Verbindung erreichbar sein.
Funktionsweise Teil2

 

 

 

 


[3]
Die neuen / geänderten / gelöschten Outlook – Daten werden an die anderen Benutzer synchronisiert.
Funktionsweise Teil3

 

 

 

.

Synchronisation Unterordner

Es gibt zwei Möglichkeiten, Unterordner (nicht)  zu synchronisieren:

[1] Bei der „Standard“-Methode können Sie jetzt pro Benutzer und Outlook-Typ festlegen, welche Unterordner synchronisiert werden sollen. Diese Auswahl ist beschränkt auf das „Standard“-Piostfach (also auf „Outlook Heute – Persönliche Ordner).
Beispiel: Standardordner „Kalender“
       Kalender
        Unterkalender eigene
       Unterkalender gemeinsam
       Unterkalender privat

Sie können jezt z.B. alle Kalenderdaten (inclusive Unterordner) weitergeben (wie bisher)
oder nur die Unterordner „gemeinsam“ und „eigene“

Einstellungen bei Methode Ordner-Synchronisation[2] Bei der „Ordner“-Methode wählen Sie beliebige Ordnern aus beliebigen Postfächern  Gleichzeitig können Sie dann angeben, mit welchem Ordnernamen und in welches Postfach diese synchronisiert werden sollen.

 

 

Synchronisation von Kategorien

Synchronisierung nach KategorienEs gibt auch die Möglichkeit, die Synchronisation auf bestimmte Kategorien einzuschränken. Nur diese Einträge werden dann synchronisiert.

Synchronisation mit vielen Varianten

Mehr als Synchronisation! Abhängig von den gewählten Varianten wird die Synchronisation in unterschiedlicher Weise durchgeführt.

Sie können die Einträge der anderen Benutzer jeweils in einem eigenen Ordner mit frei definierbarer Bezeichnung anzeigen lassen. Sehr praktisch, wenn Sie Outlook ab Version 2003 benutzen.

Beispiel:

es gitbt 3 Benutzer: diesen werden verschiedene (eindeutige) Benutzerkennungen zugeordnet: „chef“, „sekr“,“buero“
Ansicht im Outlook von „chef“
Kalender 
(mit Terminen von „chef“)
          Unterordner „sekr“
          Unterordner „buero“
Ansicht im Outlook von „sekrf“
Kalender 
(mit Terminen von „sekr“
          Unterordner „chef“ (mti Terminen von „chef“)
          Unterordner „buero“

Beliebt ist auch die Möglichkeit, den Betreff automatisch um eine Benutzerkennung zu erweitern. Wenn der Benutzer mit der Kennung „Chef“ also den Termin „Meeting…“ erfasst, wird bei der Synchronisation daraus automatisch „Chef: Meeting“.

Methoden

Es gibt 3 verschiedene Synchronsations – Methoden, die Sie pro Outlook-Typ (Kalender, Kontakte etc). entsprechend Ihren Anforderungen benutzen können:

Bild für Methode SynchronisationSynchronisation:

Die Termine aller Mitarbeiter werden gegenseitig synchronisiert: Jeder Mitarbeiter sieht die Termine aller anderen Mitarbeiter.

 

 

 

 

Bild für Verteilung Methode

 Verteilung:

Die „Team-Server-Zentrale“ vergibt Termine, die für alle Mitarbeiter gültig sind. Die Mitarbeiter arbeiten lokal mit diesen und ihren eigenen Terminen weiter. Es erfolgt keine Rückmeldung der „eigenen“ Termine an die Zentrale.

 

 

.

Bild für Methode ZentraleZentrale:

Die Termine werden jeweils nur an den/die ausgewählten Mitarbeiter übergeben. Der Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Termine. Die Zentrale sieht alle Termine.

 

 

.

Einstellungen

  • Alle Einstellungen werden zentral vorgenommen.(auf dem „Server“- Arbeitsplatz oder einem beliebigen Rechner im Netzwerk).
  • So können Sie zum Beispiel für Termine die Methode „Synchronisation“ mit „Unterkalender“ und Option „Abkürzung/ Eigene Kennung“ wählen, und für Kontakte die Methode „Verteilung“ und die Option „keine Aktion…“ einstellen.
  • Für jeden Arbeitsplatz können Sie individuell festlegen, welcher Mitarbeiter die Outlook-Einträge der anderen Mitarbeiter sehen und bearbeiten kann. Beispiel: In einem Team darf der Mitarbeiter „einkauf“ die Termine von „verkauf“,“innen“,“aussen“,“orga“ sehen, und davon die Termine von „innen“ und „orga“ ändern (die anderen Termine nicht!)

Für die Basis – Einstellungen können Sie mit Hilfe des „Assistenten“ auf einfache und selbsterklärende Weise alle erforderlichen Einträge erstellen.

 

Berechtigungen


Legen Sie unabhängig  von den Windows-Berechtigungen pro Outlook-Typ und Mitarbeiter fest,

  • welche Verzeichnisse synchronisiert werden sollen
  • welche anderen MItarbeiter (nicht) angezeigt werden sollen
  • welche Mitarbeiter Änderungen an Einträgen anderer Mitarbeiter vornehmen dürfen
  • und noch viele weitere Möglichkeiten der individuellen Rechtevergabe…

Zusatzfunktionen für eMail – Synchronisation

  • Neben den bereits sehr vielfältigen Möglichkeiten der „normalen“ Synchronisation gibt es hier zusätzlich die Möglichkeit, E-Mails nach bestimmen Kriterien /Filtern zu verteilen.

    Zusatzfunktionen für eMail

    Zusatzfunktionen für eMail

  • E-Mail- Empfänger: Geben Sie den Empfänger- Anzeigenamen oder die Empfänger-Email-Adresse an; es genügt die Angabe eines Teils der Adresse. Für die Synchronisation der Adresse „werner.augustin@auwww.de“ genügt die Angabe „augustin“ oder „@auwww.de“. Sie können beliebig viele Empfänger-Adressen pro Benutzer eingeben.
  • E-Mail- Absender: alle Eingaben entsprechend E-Mail-Empfänger sind möglich.
  • E-Mail-Betreff / Text: Geben Sie hier alle Stichwörter ein, die im Betreff und / oder im Text irgendwo vorkommen. Sie können auswählen, ob die Synchronisation nur den Betreff, nur den Text, oder beides berücksichten soll.

Terminübersicht

Termin Schnellübersicht

Schnellübersicht Termine

Eine Terminübersicht zeigt sofort, welche Termine anderer Benutzer neu erzeugt oder geändert wurden.

So haben Sie sofort alle neuen oder geänderten Einträge aller anderen Mitarbeiter in einer Liste parat. Die Liste wird nach jedem Aufruf wieder neu erstellt (mit allen Terminen seit dem vorherigen Aufruf).

 

Voraussetzungen

Für den Einsatz von „Outlook Team Server“ genügen minimale Voraussetzungen:

  • Betriebssysteme:Windows 98, NT, 2000, XP, 2003 Server, Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 10

  • Outlook-Versionen:
    alle ab Outlook 2000 (nicht Outlook Express!). Ein gemischter Einsatz verschiedener Windows- Betriebssysteme und Outlook-Versionen ist möglich. Läuft auch ohne Einschränkungen mit Outlook 2010 und Outlook 2013
    wichtiger Hinweis: bei 64bit-Systemen muss ebenfalls die 32bit-Version installiert werden; siehe dazu die Empfehlung von Microsoft: http://technet.microsoft.com/de-de/library/ee681792%28v=office.15%29.aspx
     
  • Netzwerkverbindung:Voraussetzung ist ein funktionierender Zugriff auf den PC, der als „Team Server“ eingesetzt werden soll. Eine evtl. Firewall ist entsprechend anzupassen (siehe dazu unsere ausführliche Hilfe)

  • Outlook-Einträge: nur bei Einstellung „Standard“ Die Einträge für die Outlook®-Objekte (Termine, Aufgaben, Kontakte, Emails) müssen sich jeweils im Standard-Ordner unterhalb des Ordners „Outlook Heute – [Persönliche Ordner]“ befinden, also in den Ordnern „Aufgaben“, „Kalender“, „Kontakte“,“Posteingang“ oder „Gesendete Objekte“. Ordner, die Sie unterhalb dieser „Standardordner“ erzeugen, werden ebenfalls berücksichtigt.

Stichwörter: Outlook synchronisieren ohne Exchange

Mit diesen Suchbegriffen können Sie unsere Seite finden:

Outlook synchronisieren ohne Exchange
Outlook zwei oder mehrere Rechner synchronisieren
Termine synchronisieren outlook ol
Kalender synchronisieren sync zusammenführen abgleichen mehrere zwei oder
Kontakte synchronisiern sync abgleichen
Aufgaben synchronisieren sync
günstig  synchronisieren sync ohne Exchange
Kalender sync Outlook
OL sync termine kalender kontakte aufgaben email mails emails
mehrere kalender verwalten outlook ohne exchange