FAQ

Sollte bei der FAQ-Liste keine (oder keine zufriedenstellende) Frage und Antwort vorhanden sein, können Sie uns jederzeit eine Mail-Anfrage schicken, oder uns auch anrufen.
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hier können Sie uns eine Anfrage senden

Ist ein externer Zugriff (über Internetverbindung) möglich?
Richten Sie eine VPN-Verbindung ein. Dann können Sie weltweit auf die Server-Datenbank zugreifen, und wie gewohnt sychronisieren.
Hinweis: bei sehr langsamen Verbindungen dauert die Synchronisation deutlich länger. Es gibt aber keine Funktionseinschränkungen. Da der Synchronisationsprozess im Hintergrund läuft, sollten Sie keinen Unterschied zur Synchronisation im Netzwerk merken.

Ist der Einsatz der Software auch bei einer Terminalserver-Umgebung möglich?
Ja. Da die Anmeldung der Benutzer am selben Computer erfolgt, müssen Sie lediglich bei „2 Benutzer“ die Einstellung „mehrere Benutzer“ markieren.
Sie können die Installation in einem gemeinsamen Arbeitsverzeichnis („All Users“) vornehmen. Bei Programmänderungen muss dann nur einmal zentral das Programm ersetzt werden. Auch der gemischte Einsatz (also normale Windows-„Client“-Anwendung und Terminalserver-Anwendung) ist möglich.

Wie kann das Zeitintervall geändert werden?
Bei den „Team Server Einstellungen“ auf Ihrem „Team Server“ können Sie unter dem Punkt „synchronisierte Ordner…“ den Zeitabstand ändern. Für jeden Ordner-Typ können Sie ein anderes Intervall wählen. (zum Beispiel für Termine 10 Minuten, für Kontakte 30 Minuten, für Aufgaben 5 Minuten)
Achtung! Damit die Änderung wirksam wird, müssen Sie den „Timer“ beenden und neu starten:
Beenden : Start–>Programme–>Outlook Team Serverr–>“Outlook Team Server Timer beenden“
Neustart: Start–>Autostart –>“Outlook Team Server Timer starten“
Empfehlung: Markieren Sie „sofort nach jeder Änderung“ und geben Sie den Intervall in Sekunden ein (Minimum 30sec). Die Kontrolle von Änderungen wird dann direkt vom „Timer“ vorgenommen. Die eigentliche Sychronisation wird nur noch gestartet, wenn Änderungen oder neue Einträge vorliegen.

Die Synchronisation läuft nicht (mehr). Was ist die Ursache?
Der Synchronisations-Timer wird durch einen Autostart-Eintrag gestartet:
Start –Programme –Autostart –Outlook Team Server Timer starten.
Bei der Anmeldung wird der Timer gestartet.
Sie können testen, ob dieser Prozess läuft, indem Sie mit dem TaskManager bei „Prozesse“ schauen, ob der Prozess „kalcheck.exe“ läuft.
Bei Problemen bitte so vorgehen:
1. schauen Sie, ob der Eintrag im Autostart-Ordner vorhanden ist; falls nicht, können Sie den Eintrag manuell erzeugen, indem Sie einen Link auf die Datei „kalcheck.exe“ (im Installationsverzeichnis) erzeugen, und diesen in den Autostart verlagern.
2. Prüfen Sie bei den Outlook Team Server – Einstellungen bei „1 Grundeinstellungen“, wie das Zeitintervall eingestellt ist. Wir empfehlen die Einstellung „sofort nach jeder Änderung“ (Minimun Standard 30 sec). Falls dieses Zeitintervall zu lange gestellt ist (z.B. auf 60 Minuten), könnte die Synchronisation im schlechtesten Fall bis zu 120 Minuten dauern. Bitte stellen Sie das Zeitintervall entsprechend Ihren organisatorischen Anforderungen ein.
3. Falls beim Start des Programms der „Server“ nicht eingeschaltet ist, und somit kein Zugriff zur Datenbank besteht, wird der Prozess „kalcheck.exe“ beenden. Starten Sie dann einfach aus dem Autostart heraus diesen Prozess manuell, oder melden Sie sich neu an, wenn der „Server“ wieder verfügbar ist.
4. Rufen Sie mich an, wenn Sie nicht weiterkommen.

 

Kann ich den „Kalender-Server“ als Outlook – Arbeitsplatz verwenden?
Ja! Sie können auch den Arbeitsplatz, auf dem Sie den „Kalender-Server“ installiert haben, ganz normal benutzen. Das wird bereits bei der Installation so durchgeführt, der Kalender-Client wird also bereits bei der Server-Installation auf dem Server-Arbeitsplatz installiert. Falls auf dem „Server“- Arbeitsplatz kein Outlook installiert ist, müssen Sie im „Autostart“ den Start des Timers („Outlook Synchronisation starten“) entfernen.

Kann ich verschiedene Methoden oder Optionen für Termine /Aufgaben/ Kontakte verwenden?
Ja! Sie können für jeden Outlook-Hauptordner verschiedene Methoden und Optionen einstellen. Außerdem können Sie auch das Zeitintervall für die Synchronistion für jeden Outlook-Ordner extra festlegen.

Ich möchte, dass meine Termine/Kontakte/Aufgaben/ Emails sofort für jeden anderen Benutzer in einem eigenen Ordner erkennbar sind.
Markieren Sie „Jedes Team-Mitglied in einem einzelnen Unterordner anzeigen.

Kann ich Unterordner anlegen? Werden diese dann auch synchronisiert?
Sie können in jedem Hautpordner (Kalender, Aufgaben, Kontakte, Emails) beliebig viele Unterordner anlegen. Bitte beachten Sie, dass maximal 5 Unterstufen möglich sind!
Beispiel: Hauptordner „Kontakte“
Unterordner 1 ——————Kunden
Unterordner 2 ——————|— Software
Unterordner 3 ——————|—-|——Spezial
Unterordner 4 ——————|—-|——|—–schwierig
Unterordner 5 ——————|—-|——|—–|————a-m
Unterordner 5 ——————|—-|——|—–|————n-z
Unterordner 4 ——————|—-|——|—–einfach
Unterordner 3 ——————|—-|——Standard
Unterordner 2 ——————|—-Hardware
Unterordner 2 ——————|—-Beratung
Unterordner 1 ——————Lieferanten
Hinweis: Bei der Einstellung „Auswahl“ gibt es keine Beschränkungen hinscihtlich der Auswahl der Postfachs oder der Ordner!

Wie kann ich einen „Öffentlichen Ordner“ erzeugen/benutzen?
Sie können pro Ordner-Typ (Termine, Aufgaben, Kontakte, Email) jeweils einen „öffentlichen“ Ordner erzeugen.
Vorgehensweise: Verwenden Sie die Methode „Synchronisation“; markieren Sie „Anzeige in zusätzlichem Team-Unterorder“;
markieren Sie „nur Team synchronisieren“
dieser Einstellung wird nur der gemeinsame „Team“-Ordner synchronisiert; jeder Mitarbeiter kann hier Einträge oder Änderungen vornehmen; die anderen Ordner werden nicht synchronisiert.

Was passiert, wenn zurückliegende Termine (in der Vergangenheit) geändert werden?
Nichts! Es werden nur Termine ab Tagesdatum bzw. der letzten Synchronisation angepasst.
Falls Sie dennoch die Synchronisation alter Termine etc. wünschen, müssen Sie bei den Einstellungen unter „4 Lesedatum“ den Lesetermin zurücksetzen

Was passiert, wenn ich Ihr Programm wieder deinstalliere?
Nichts! Sie können das Programm jederzeit deinstallieren, und Outlook wie bisher weiter verwenden.

Unter Outlook XP/2002/2003/2007/2010 ist (im Gegensatz zu Outlook 2000) die Einstellung einer Farbe möglich. Wird diese Einstellung weitergegeben?
Nur, wenn Sie ausschliesslich Outlook XP oder Folgeversionen benutzen (nicht bei gemischtem Einsatz von Outlook 2000 und Outlook XP). Hier würde die Farbinformation verlorengehen, wenn Sie von Outlook XP erfasste Termine mit Outlook 2000 ändern!

Was muss ich bei der Installation von neuen Rechnern beachten?
Hier gibt es 2 Fälle zu unterscheiden:
1. zusätzlicher Team-Server-Client bzw. Austausch des Team Server-Clients
2. Austausch des Kalender-Servers
zu 1) neuer Client (kein Austausch; der Rechnername unterscheidet sich von den bisher eingesetzten Rechnern!)
Installieren Sie den Client wie bei der Original-Installation.
Starten Sie die Synchronisation.
Die Einträge werden automatisch übernommen. Fertig.
zu 2) Austausch des Team Server-Clients (der Rechnername ist identisch mit einem vorher eingesetzten Rechner)
Installieren Sie den Client wie bei der Original-Installation.
Führen Sie bei den Team-Server-Einstellungen unter „5 Sonder-Routinen“ / „7 Einträge für Mitarbeiter neu erstellen“ für diesen Mitarbeiter einen Neuaufbau durch.
Starten Sie die Synchronisation.
Die Einträge werden automatisch übernommen. Fertig.

Ich möchte meine „Eigene Kennung“ ändern. Was muss ich tun?
Diese Kennung ist im Installationsverzeichnis in der Datei kuerzel.ini auf jedem PC gespeichert. Sie müssen in dieser Datei nur den Namen ersetzen.
Um die vorhandenen Outlook Einträge nachträglich zu ändern, benutzen Sie die Sonder-Routine Nr. 19 (Austausch Kennung)

Ich möchte die Methode wechseln; z.B. soll statt der Einstellung „Anzeige in zusätzlichemTeam-Ordner“ die Einstellung „Jedes Team-Mitglied als einzelnen Unterordner anzeigen“ wählen. Ist das jederzeit möglich?
Da die Einträge in der Datenbank (wegen des Eintrags der „Ordner“) bei jeder Methode unterschiedlich sind, müssen Sie die Daten neu aufbauen. Genaue Vorgehensweise siehe Hilfetext. Wenn Sie die Vorgehensweise beachten, ist ein Wechsel der Methoden und Einstellungen grundsätzlich möglich.

FTP-Zugang bei Import/Export-Einstellungen: Trotz korrekter Zugangsdaten erscheint Meldung „keine Internet-Verbindung..“
Ursache ist möglicherweise eine nicht korrekte Netzwerkeinstellung,
Bitte überprüfen Sie beim Netzwerk folgende Einstellungen:
TCP/IP
Eigenschaften
Erweitert
DNS
primäre und verbindungsspezifische DNS Suffix anhängen –> markieren
Übergeordnete Suffixe den primären DNX suffixes anhängen –> n i ch t markieren
diese DNS-Suffixe anhängen (in Reihenfolge) –> n i c ht markieren
Adressen dieser Verbindung in DNS registrieren –> markieren
DNS-Suffix dieser Verbindung in DNS-Registrierung verwenden –> markieren

Ich möchte die Kalender-/Kontakte mit meinem Smartphone synchronisieren.
Die Vorgehensweise ist abhängig von Ihrem Smartphone:
Apple-Smartphones: bitte die von apple bereitgestellte Software verwenden (itunes).
Bitte auf keinen Fall die Variante „iCloud“ benutzen.
(diese verlagert die Outlook-Einträge in ein anderes Postfach!)

Android-Smartphones
: bitte benutzen Sie die von Ihrem Hersteller bereitgestellte Software (z.B. samsung kies), oder
Empfehlung: MyPhoneExplorer im Google Playstore

 

Weiterführende Informationen / Links

LinksHier ein paar wertvolle Links bei allgemeinen Problemen oder Fragen zu Outlook.

Schauen Sie mal zum Beispiel auf die folgenden Seiten.
Nur eine unverbindliche kleine Auswahl von Adressen, die möglicherweise für Sie nützlich sein könnten.

Eine allgemeine Beschreibung der Outlook Versionen / Versionsunterschiede:
http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook
Auszug: Outlook speichert einzelne E-Mails, einschließlich Anhängen und Terminen, unverschlüsselt und nicht komprimiert im Containerformat Microsoft Exchange mail document (.msg).[3] Die Gesamtheit der Mitteilungen (E-Mails, Kalender, Kontakte, etc.) legt es in Personal-Store-Dateien (.pst) ab. Bis Outlook 2002 war diese auf 2 GB begrenzt. Seit der Version Outlook 2003 kann die PST-Datei in einem Unicode-Format gespeichert werden und ist in diesem Modus nicht mehr auf eine bestimmte Größe begrenzt. Outlook-Versionen, die älter als Outlook 2003 sind, können mit diesen Unicode-PST-Dateien nicht arbeiten. IMAP-Ordner sind erst seit Outlook 2007 Unicode-fähig…

Meiner Meinung nach eine der besten Outlook-Hilfe Seiten im Web (auf Englisch):
http://www.slipstick.com
Auszug: Setting the working hours in Outlook’s calendar is a problem for anyone who works a mix of full and half days. The best option is adding an out of office appointment to fill in the half days, so no …

Outlook-Forum:
http://www.office-loesung.de

Fragen und Antworten, gegliedert nach Outlook Version:
http://www.docoutlook.de

Gute Beschreibung vieler nützlicher Office Funktionen:
http://www.akademie.de/office-programme