Team Server
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| Häufige Fragen über Synchronisation mit Outlook | |||||
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Häufige Fragen | |||||
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| Sollte bei der FAQ-Liste keine (oder keine zufriedenstellende) Frage und Antwort vorhanden sein, können Sie uns jederzeit eine Mail-Anfrage schicken, oder uns auch anrufen. mailto:info@auwww.de Ist der Einsatz der Software auch bei einer Terminalserver-Umgebung möglich? Ja. Da die Anmeldung der Benutzer am selben Computer erfolgt, müssen Sie lediglich bei "2 Benutzer" die Einstellung "mehrere Benutzer" markieren. Sie können die Installation in einem gemeinsamen Arbeitsverzeichnis ("All Users") vornehmen. Bei Programmänderungen muss dann nur einmal zentral das Programm ersetzt werden. Auch der gemischte Einsatz (also normale Windows-"Client"-Anwendung und Terminalserver-Anwendung) ist möglich. Wie kann das Zeitintervall geändert werden? Bei den "Team Server Einstellungen" auf Ihrem "Team Server" können Sie unter dem Punkt "synchronisierte Ordner..." den Zeitabstand ändern. Für jeden Ordner-Typ können Sie ein anderes Intervall wählen. (zum Beispiel für Termine 10 Minuten, für Kontakte 30 Minuten, für Aufgaben 5 Minuten) Achtung! Damit die Änderung wirksam wird, müssen Sie den "Timer" beenden und neu starten: Beenden : Start-->Programme-->Outlook Team Serverr-->"Outlook Team Server Timer beenden" Neustart: Start-->Autostart -->"Outlook Team Server Timer starten" Empfehlung: Markieren Sie "sofort nach jeder Änderung" und geben Sie den Intervall in Sekunden ein (Minimum 30sec). Die Kontrolle von Änderungen wird dann direkt vom "Timer" vorgenommen. Die eigentliche Sychronisation wird nur noch gestartet, wenn Änderungen oder neue Einträge vorliegen. Die Synchronisation läuft nicht (mehr). Was ist die Ursache? Der Synchronisations-Timer wird durch einen Autostart-Eintrag gestartet: Start --Programme --Autostart --Outlook Team Server Timer starten. Bei der Anmeldung wird der Timer gestartet. Sie können testen, ob dieser Prozess läuft, indem Sie mit dem TaskManager bei "Prozesse" schauen, ob der Prozess "kalcheck.exe" läuft. Bei Problemen bitte so vorgehen: 1. schauen Sie, ob der Eintrag im Autostart-Ordner vorhanden ist; falls nicht, können Sie den Eintrag manuell erzeugen, indem Sie einen Link auf die Datei "kalcheck.exe" (im Installationsverzeichnis) erzeugen, und diesen in den Autostart verlagern. 2. Prüfen Sie bei den Outlook Team Server - Einstellungen bei "1 Grundeinstellungen", wie das Zeitintervall eingestellt ist. Wir empfehlen die Einstellung "sofort nach jeder Änderung" (Minimun Standard 30 sec). Falls dieses Zeitintervall zu lange gestellt ist (z.B. auf 60 Minuten), könnte die Synchronisation im schlechtesten Fall bis zu 120 Minuten dauern. Bitte stellen Sie das Zeitintervall entsprechend Ihren organisatorischen Anforderungen ein. 3. Falls beim Start des Programms der "Server" nicht eingeschaltet ist, und somit kein Zugriff zur Datenbank besteht, wird der Prozess "kalcheck.exe" beenden. Starten Sie dann einfach aus dem Autostart heraus diesen Prozess manuell, oder melden Sie sich neu an, wenn der "Server" wieder verfügbar ist. 4. Rufen Sie mich an, wenn Sie nicht weiterkommen. Kann ich den "Kalender-Server" als Outlook - Arbeitsplatz verwenden? Ja! Sie können auch den Arbeitsplatz, auf dem Sie den "Kalender-Server" installiert haben, ganz normal benutzen. Das wird bereits bei der Installation so durchgeführt, der Kalender-Client wird also bereits bei der Server-Installation auf dem Server-Arbeitsplatz installiert. Falls auf dem "Server"- Arbeitsplatz kein Outlook installiert ist, müssen Sie im "Autostart" den Start des Timers ("Outlook Synchronisation starten") entfernen. Kann ich verschiedene Methoden oder Optionen für Termine /Aufgaben/ Kontakte verwenden? Ja! Sie können für jeden Outlook-Hauptordner verschiedene Methoden und Optionen einstellen. Außerdem können Sie auch das Zeitintervall für die Synchronistion für jeden Outlook-Ordner extra festlegen. Ich möchte, dass meine Termine/Kontakte/Aufgaben/ Emails sofort für jeden anderen Benutzer in einem eigenen Ordner erkennbar sind. Markieren Sie "Jedes Team-Mitglied in einem einzelnen Unterordner anzeigen. Kann ich Unterordner anlegen? Werden diese dann auch synchronisiert? Sie können in jedem Hautpordner (Kalender, Aufgaben, Kontakte, Emails) beliebig viele Unterordner anlegen. Bitte beachten Sie, dass maximal 5 Unterstufen möglich sind! Beispiel: Hauptordner "Kontakte" Unterordner 1 ------------------Kunden Unterordner 2 ------------------|--- Software Unterordner 3 ------------------|----|------Spezial Unterordner 4 ------------------|----|------|-----schwierig Unterordner 5 ------------------|----|------|-----|------------a-m Unterordner 5 ------------------|----|------|-----|------------n-z Unterordner 4 ------------------|----|------|-----einfach Unterordner 3 ------------------|----|------Standard Unterordner 2 ------------------|----Hardware Unterordner 2 ------------------|----Beratung Unterordner 1 ------------------Lieferanten Hinweis: Bei der Einstellung "Auswahl" gibt es keine Beschränkungen hinscihtlich der Auswahl der Postfachs oder der Ordner! Wie kann ich einen "Öffentlichen Ordner" erzeugen/benutzen? Sie können pro Ordner-Typ (Termine, Aufgaben, Kontakte, Email) jeweils einen "öffentlichen" Ordner erzeugen. Vorgehensweise: Verwenden Sie die Methode "Synchronisation"; markieren Sie "Anzeige in zusätzlichem Team-Unterorder"; markieren Sie "nur Team synchronisieren" dieser Einstellung wird nur der gemeinsame "Team"-Ordner synchronisiert; jeder Mitarbeiter kann hier Einträge oder Änderungen vornehmen; die anderen Ordner werden nicht synchronisiert. Was passiert, wenn zurückliegende Termine (in der Vergangenheit) geändert werden? Nichts! Es werden nur Termine ab Tagesdatum bzw. der letzten Synchronisation angepasst. Falls Sie dennoch die Synchronisation alter Termine etc. wünschen, müssen Sie bei den Einstellungen unter "4 Lesedatum" den Lesetermin zurücksetzen Was passiert, wenn ich Ihr Programm wieder deinstalliere? Nichts! Sie können das Programm jederzeit deinstallieren, und Outlook wie bisher weiter verwenden. Unter Outlook XP/2002/2003/2007 ist (im Gegensatz zu Outlook 2000) die Einstellung einer Farbe möglich. Wird diese Einstellung weitergegeben? Nur, wenn Sie ausschliesslich Outlook XP oder Folgeversionen benutzen (nicht bei gemischtem Einsatz von Outlook 2000 und Outlook XP). Hier würde die Farbinformation verlorengehen, wenn Sie von Outlook XP erfasste Termine mit Outlook 2000 ändern! Um dieses Problem zu umgehen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise: Vorgehensweise (pro Arbeitsplatz): - in leerem Kalenderfeld rechte Maustaste drücken - "Autom. Formatierung" wählen - Regeln hinzufügen (eindeutige Bezeichnung) - pro Regel "Beschriftung" = Farbe auswählen - pro Regel Bedingungen aufrufen - bei "Suchen nach" zum Beispiel den Mitarbeiternamen eingeben z.B. "Chef:" oder Thema z.B. "Urlaub"; andere Methode statt "Suchen Nach" (meine Empfehlung) Wwenn Sie "Kategorien" noch nicht verwenden, können Sie jedem Termin eine "Kategorie" zuordnen und in der Regel dann jeder Kategorie eine Farbe zuordnen. Ich schlage dann vor, zusätzliche Kategorien mit dem Namen der Farbe zu erstellen (also Kategorie grün, blau etc). Das Feld "Suchen nach" kann dann leer bleiben; unter "weitere Optionen" auf "Kategorien" klicken und dort dann die Kategorie-Farbbezeichnung auswählen. Achtung! Die Definition der "Outlook"-Einstellungen ist sehr empfindlich! (liegt an Outlook!). Was muss ich bei der Installation von neuen Rechnern beachten? Hier gibt es 2 Fälle zu unterscheiden: 1. zusätzlicher Team-Server-Client bzw. Austausch des Team Server-Clients 2. Austausch des Kalender-Servers zu 1) neuer Client (kein Austausch; der Rechnername unterscheidet sich von den bisher eingesetzten Rechnern!) Installieren Sie den Client wie bei der Original-Installation. Starten Sie die Synchronisation. Die Einträge werden automatisch übernommen. Fertig. zu 2) Austausch des Team Server-Clients (der Rechnername ist identisch mit einem vorher eingesetzten Rechner) Installieren Sie den Client wie bei der Original-Installation. Führen Sie bei den Team-Server-Einstellungen unter "5 Sonder-Routinen" / "7 Einträge für Mitarbeiter neu erstellen" für diesen Mitarbeiter einen Neuaufbau durch. Starten Sie die Synchronisation. Die Einträge werden automatisch übernommen. Fertig. Ich möchte meine "Eigene Kennung" ändern. Was muss ich tun? Diese Kennung ist im Installationsverzeichnis in der Datei "kuerzel.ini" auf jedem PC gespeichert. Sie müssen in dieser Datei nur den Namen ersetzen. Um die vorhandenen Outlook Einträge nachträglich zu ändern, benutzen Sie die Sonder-Routine Nr. 19 (Austausch Kennung) Ich möchte die Methode wechseln; z.B. soll statt der Einstellung "Anzeige in zusätzlichemTeam-Ordner" die Einstellung "Jedes Team-Mitglied als einzelnen Unterordner anzeigen" wählen. Ist das jederzeit möglich? Da die Einträge in der Datenbank (wegen des Eintrags der "Ordner") bei jeder Methode unterschiedlich sind, müssen Sie die Daten neu aufbauen. Genaue Vorgehensweise siehe Hilftext. Wenn Sie die Vorgehensweise beachten, ist ein Wechsel der Methoden und Einstellungen grundsätzlich möglich. FTP-Zugang bei Import/Export-Einstellungen: Trotz korrekter Zugangsdaten erscheint Meldung "keine Internet-Verbindung.." Ursache ist möglicherweise eine nicht korrekte Netzwerkeinstellung, Bitte überprüfen Sie beim Netzwerk folgende Einstellungen: TCP/IP Eigenschaften Erweitert DNS primäre und verbindungsspezifische DNS Suffixw anhängen --> markieren Übergeordnete Suffixe den primären DNX suffixes anhängen --> n i ch t markieren diese DNS-Suffixe anhängen (in Reihenfolge) --> n i c ht markieren Adressen dieser Verbindung in DNS registrieren --> markieren DNS-Suffix dieser Verbindung in DNS-Registrierung verwenden --> markieren |
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Weiterführende Links | |||||
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| Wertvolle Hinweise und Tipps bei allgemeinen Problemen mit Outlook erhalten Sie bei den folgenden Seiten: Allgemeine Beschreibung der Outlook Versionen / Versionsunterschiede http://de.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook http://office.microsoft.com/de-de/outlook/FX100487751031.aspx Eine der besten Outlook-Hilfe Seiten im Web (auf Englisch) http://www.slipstick.com Outlook-Forum http://www.office-loesung.de Fragen und Antworten, gegliedert nach Outlook Version http://www.docoutlook.de Das Hilfe-Portal für Outlook, Outlook Express und Exchange Server http://www.planet-outlook.de Gute Beschreibung vieler nützlicher Office Funktionen http://www.akademie.de/office-programme Link zu den aktuellsten Downloads (nicht nur für Outlook) Bild.de |
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