|
|
|
 |
|
|
|
| Funktionsweise Synchronisation mit Datenbank |
 |
|
|
In einer zentralen Datenbank (am besten auf Ihrem Server bwz. irgendeinem Gerät im Netzwerk) werden alle Outlook-Daten verwaltet. Das Programm überprüft pro Arbeitsplatz, ob Outlook-Einträge an andere Benutzer übergeben bwz. von anderen Bentutzern übernommen werden sollen. Der Abgleich-Intervall kann individuell festgelegt werden.
Es werden die Daten aller Computer abgeglichen, auf denen dieses Programm installiert ist. Wenn Sie einen zusätzlichen Computer im Netzwerk installieren, enthält der Outlook®-Ordner nach der Installation unseres Team-Server-Clients alle Outlook-Einträge der anderen Benutzer.
Auch wenn der "Team-Server" abgeschaltet ist, können Sie mit Outlook ganz normal weiterarbeiten. Sobald der Server wieder läuft, werden alle geänderten Outlook-Einträge aller Benutzer wieder abgeglichen. Sehr nützlch, wenn Benutzer ihre Kalenderdaten auf dem Laptop eintragen!
"Private" Termine bleiben auf Ihrem eigenen Computer, und werden selbstverständlich nicht repliziert.
|
|
|
|
|
Optionen / Einstellungen
|
|
Sie haben die Möglichkeit, die Synchronistionsmethode entsprechend Ihren Anforderungen einzustellen:
|
|
|
Methoden
|
|
Entsprechend Ihren Anforderungen können Sie zwischen 3 Methoden auswählen:
1. Synchronisation: die Standard-Methode; jeder Mitarbeiter sieht die Outlook-Einträge aller anderen Mitarbeiter
2. Verteilung: Die "Team-Serverr-Zentrale" vergibt Outlook-Einträge an bestimmte Mitarbeiter; die Zentrale sieht die Outlook-Einträge aller Mitarbeiter, die Mitarbeiter selbst nur Ihre eigenen Einträge.
3. zentrale Vergabe: die "Team-Server-Zentrale" vergibt Outlook-Einträge an alle Mitarbeiter; die Mitarbeiter arbeiten lokal mit ihren eigenen Einträgen weiter; die Zentrale sieht nur die vergebenen Einträge, nicht die der Mitarbeiter.
Weitere Methoden entsprechend Ihren Anforderungen sind möglich.
|
|
|
Abgleich-Intervall
|
|
Die Einträge aller Benutzer werden in diesem Zeitintervall auf Änderungen geprüft. Um die Rechnerbelastung so gering wie möglich zu halten, sollten Sie hier einen Intervall eingeben, der Ihren Anforderungen entspricht.
Für jedes Outlook-Objekt (Termin, Kontakt, Aufgabe, eMail) können Sie eine andere Synchronisationszeit festlegen.
Sie können auch alternativ festlegen, dass die Synchronisation sofort nach jeder Änderung erfolgt (standardmäßig nach 30 Sekunden). Die eigentliche Synchronisation wird nur noch gestartet, wenn wirklich Änderungen im eigenen Outlook vorgenommen wurden, oder Änderungen / neue Einträge von anderen Benutzern vorliegen.
Das Programm prüft in diesem Fall alle 30 Sekunden, ob Sie Änderungen von Outlook-Einträgen auf Ihrem Arbeitsplatz vorgenommen haben, und ob andere Benutzer Änderugen vorgenommen haben.
Wenn Sie also in Ihrem Outlook-Ordner Änderungen vornehmen, werden diese spätestens nach 10 Minuten den anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Je nach Start des Zeitintervalls kann es dann maximal 20 Minuten dauern, bis die Termine aller Mitarbeiter gegenseitig bekannt sind.
Beispiel:
Der PC des Mitarbeiters "otto" wird um 08.00 Uhr gestartet, der des Mitarbeiters "edmund" um 08.09 Uhr. Zeitintervall-Einstellung sind 10 Minuten.
Wenn jetzt "otto" um 08.21 einen Termin einträgt, wird dieser beim nächsten Intervall, also um 08.30 veröffentlicht. Der nächste Intervall von "edmund" ist um 08.39 Uhr. (Start 08.09 Uhr + 10 + 10 + 10 = 08.39 Uhr). "edmund" erhält diesen Termin also um 08.39 Uhr.
Falls Sie die Termine schneller veröffentlichen wollen, können Sie das Zeitintervall verkürzen, oder mit einem Klick auf "Team Server sofort synchronisieren" alle Outlook-Einträge sofort weitergeben bzw. übernehmen.
|
|
|
Termineintrags-Optionen
|
|
Da der eigene Eintrag keine Informationen über den Verfasser des Temins enthält, können Sie bestimmen, wie der Outlook-Eintrag behandelt werden soll:
1. keine Aktion
In diesem Fall muss jeder Mitarbeiter eine Kennung zu seiner Information
manuell hinzufügen, also zum Beispiel:
M13: Mülltonne leeren
2. Login-Name
Wenn Sie diese Option wählen, wird der Termininformation automatisch
der Windows-Anmeldename hinzugefügt.
Achtung! Wählen Sie diese Einstellung nur, wenn sich jeder Mitarbeiter mit einer eigenen Kennung anmeldet!
Beispiel:
Eintrag Benutzer mit Windows-Anmeldung "otto" auf PC17:
Mülltonne leeren --->Eintrag: otto: Mülltonne leeren
3. PC-Name
Jeder PC im Netzwerk muss einen eindeutigen PC-Namen haben. Falls Sie also keine eindeutige Windows-Anmeldung haben, können Sie diese Option wählen. Dann wird der Computername der Information vorangestellt.
Beispiel:
Eingabe von Benutzer "otto" auf PC mit Computernamen "PC17":
Mülltonne leeren ---> Eintrag: PC17: Mülltonne leeren
4. vordefinierte Bezeichnung (Abkürzung / eigene Kennung)
Sie können jedem Benutzer auch eine eigene Bezeichnung zuordnen, z.B. MA05 oder z.B. "Chef".
Wenn Sie die Option "gegenseitige Anzeige der Mitarbeiter in eigenen Unterkalender" wählen, wird der Unterkalender wie die Abkürzung benannt. Sie sehen dann anhand des Kalendernamens sofort, wem der Termin gehört. In diesem Fall können Sie die Option "Abkürzung im Betreff nicht anzeigen" markieren.
|
|
|
Löschen Outlook-Einträge bis...
|
|
Hiermit können Sie mit einem Klick alle Outlook-Einträge aller Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Temin löschen.
Zur Sicherheit sollten Sie vorher die "outlook.pst-Datei" sichern bzw. die Archivierungsfunktion benutzen, so dass Sie alte Einträge dennoch bei Bedarf nochmal anschauen können.
Dieser Vorgang kann sicherheitshalber nur am Server-Arbeitsplatz durchgeführt werden.
|
|
|
Einträge für Mitarbeiter löschen
|
|
Hiermit können Sie alle Outlook-Einträge eines Mitarbeites löschen (zum Beispiel bei Versetzung oder Ausscheiden des Mitarbeiters).
Da wir intern alle Outlook-Einträge mit dem PC-Namen kennzeichnen, müssen Sie den PC-Namen auswählen, auf dem die Einträge erfasst wurden. Alle diese Einträge werden dann beim nächsten Abgleich auf allen PC's gelöscht.
|
|
|
Einschränkungen
|
|
Neu: Keinerlei Einschränkungen mehr.
Auch formatierte "Body"-Texte von Terminen, Kontakten und Aufgaben werden unverändert weitergegeben, sowie die farbige "Beschriftung".
Unterstützung aller Versionen bis Outlook 2010 / Windows Vista/ Windows 7 (auch 64bit)
|
|
|
|
Team Server
